Boekhouding

Wat Wagenbeheer doet — en wat je pakket doet

Wagenbeheer genereert de facturen en de interne voorraad- en fiscale boekingen die een boekhoudpakket niet zelf kan afleiden, en exporteert die. De definitieve verwerking, btw-aangifte en het grootboek gebeuren in jouw pakket.

Facturen

Maak verkoopfacturen als pdf en als UBL-e-factuur, met je eigen briefhoofd en bedrijfsgegevens. Prijzen kun je ex of inclusief btw tonen.

Voor een aanbetaling maak je met één klik een aparte aanbetalingsfactuur — een echte factuur uit dezelfde doorlopende nummerreeks per onderneming, met de btw-behandeling van de auto.

Journaalposten

Wagenbeheer boekt de journaalposten automatisch op het juiste moment: de inkoopfactuur (voorraad ← crediteuren, BPM apart) zodra je de inkoopfactuurdatum invult — dat is het balansmoment — en bij levering de verkoopfactuur, de voorraad→kostprijs-tegenboeking (COGS), de verrekening van een aanbetaling en de doorbelaste kosten. Het scenario (NL-btw, marge, export) volgt automatisch de fiscale status van de auto, zodat er nooit btw op een marge-auto komt.

De logische boekingsslots koppel je eenmalig aan je eigen grootboeknummers; daarna staat het juiste nummer op elke regel. Elke post toont of debet en credit gelijk zijn en signaleert een nog niet gekoppeld grootboek. Een handmatige genereer-knop blijft voor correcties en herdraaien; staat er nog een oude concept-post met een verkeerd scenario, dan ruimt één knop die op.

Je exporteert per post of in bulk naar je boekhoudpakket. Wijzig je een inkoopwaarde terwijl de conceptpost nog niet geëxporteerd is, dan wordt die herzien; een al geëxporteerde boeking wordt niet stil overschreven maar gemeld.

Kosten, doorbelasten en aanbetalingen

Een externe kost (transport, inbouw van een alarm) leg je als kostregel op de auto vast. Markeer je 'm als externe inkoopfactuur — met leverancier, factuurdatum en btw-tarief — dan boekt Wagenbeheer 'm mee als crediteurenfactuur, met het autonummer als kostenplaats. De boekwijze volgt de kostsoort: transport, onderdelen en voorbereiding gaan in de voorraadwaarde, keuring, poets en overig als periodekost.

Belast je zo'n kost door aan de klant (een aparte regel op de verkoopfactuur), dan telt dat bedrag bij levering als bijkomende omzet met 21% btw — los van de marge van de auto.

Een ontvangen aanbetaling boekt op de balans (ontvangen aanbetalingen) en wordt bij de eindfactuur verrekend, zodat de debiteur op de werkelijke restvordering sluit.

Werkinstructie: een inkoopnota verwerken

(1) Hang de nota als document aan de auto (Documenten → in-/verkoopfactuur). (2) Vul op de auto de inkoopprijs, de BPM, de fiscale status (marge/btw/export) én de inkoopfactuurdatum in. (3) Daarmee boekt Wagenbeheer de inkoop automatisch en exporteert 'm naar je boekhoudpakket.

Wagenbeheer leest de bedragen niet uit de PDF — die vul je zelf in. De inkoopfactuurdatum is het balansmoment: pas als die ingevuld is, valt de inkoopboeking en kan de auto naar Geleverd.

Opgaaf ICP

Bij een EU-levering met een via VIES gecontroleerd btw-nummer wordt automatisch een ICP-regel vastgelegd. Filter per kwartaal, markeer regels als ingediend en exporteer de Opgaaf ICP als CSV.

Voorraad per peildatum

Vraag de status van elke auto op een datum in het verleden op — afgeleid uit de status-historie. Handig voor voorraadwaardering en historische overzichten. Ook als CSV.

Margeregeling (globalisatie)

Per marge-auto kies je de methode (globalisatie of individueel). Op het marge-overzicht worden de marges (verkoop − inkoop) van de verkochte marge-auto's per tijdvak gesaldeerd, met 21/121-marge-btw over het positieve nettosaldo; een negatief saldo schuift door. Exporteerbaar als CSV.

BPM-teruggaaf bij export

Lever je een geëxporteerde auto die de kenteken-aanvraag passeerde (en dus BPM liep), dan wordt automatisch een rest-BPM-teruggaaf-vordering aangemaakt. Op het BPM-teruggaaf-overzicht zie je de openstaande en ontvangen vorderingen per auto; markeer er een als ontvangen zodra de teruggaaf binnen is.

Activa (bedrijfsmiddelen)

Markeer een auto als bedrijfsmiddel (MVA, géén handelsvoorraad) met aanschafwaarde, restwaarde, termijn en methode. De lineaire afschrijving wordt maandelijks automatisch als concept-journaalpost geboekt; het activa-overzicht toont de lopende boekwaarde per auto. Bij verkoop volgt automatisch de uitboeking tegen boekwaarde + boekresultaat + 21% btw.

Balans & voorraadstaat

Je voorraad ingedeeld naar financiële staat: batch-inkoop (betaald/aanbetaald, nog niet op de balans), op de balans (geleverd door de leverancier, nog niet verkocht) en verkocht-maar-nog-niet-geleverd (orderportefeuille). Het balansmoment is de inkoopfactuurdatum.

Export & compliance (Intrastat)

Een overzicht met het Intrastat-drempelsignaal (EU-goederenleveringen vs. €900k per jaar), de teruggaaf-termijnen (BPM-vorderingen ouder dan 13 weken, buitenlandse btw) en het naheffings-risico per auto (ontbrekend export- of marge-bewijs).

Export naar je pakket

Koppel je boekhoudpakket en exporteer je administratie. De sync-status is per record zichtbaar, zodat je ziet of een boeking is overgenomen — geen stille fouten.